有多种原因引起物料退库，常见的有如下几种情况：
1、生产过程中，发现物料有质量问题，退库更换成合格品物料；
2、产品在甲方现场安装调试过程中，发现物料有质量问题，退库更换成合格品物料；
3、由于设计变更，造成的多领的物料退库(多发应退物料明细表)；
4、由于设计定额不准,成品装配完成后，车间还有剩余的物料，需要退回仓库；
5、未开包装的产品用辅助材料，月末一次性退回仓库。
6、借用物料的退库。包括：入库的成品拉到甲方现场做宣传、开展示会(展销会)、做型式试验，也包括维护人员借用仓库保管的工具、仪器等，在使用完后，要退库到原有的仓库等。
一、物料质量问题退库
包括在公司生产过程中发现的物料质量问题及到甲方现场安装调试期间发现的物料质量问题，均按照如下业务流程处置：
1、车间填写物料退货申请单(若是现场安装或通电验收，由售后服务人员填写物料退货申请单)，写明退换原因，工程号(合同号)。走退款审批流程。物料退货申请单的格式如下：
物料退库申请单
车间名称： 制表日期：
序号 | 物料编码 | 物料 名称 | 物料 型号 规格 | 制 造 商 | 单位 | 申请 退库 数量 | 合同号 | 备注 （退库原因） |
1 | ||||||||
5 |
采购员： 进货检验员： 车间主任 ： 退库申请人：
2、进货检验员对车间或现场发回来有质量问题的物料进行复检，若无质量问题，不允许退库。若确属于质量问题，与采购员协商处理方式(分成：供应商派人维修、换货、退货、待处理四种方式)，进货检验员在物料退货申请单上填写处置意见。
3、进货检验员编制不合格品质量处置单，按进货检验不合格品来处理。
4、仓库收到车间的物料退货申请单和进货检验员的不合格品处置单后，根据仓库的库存情况，做如下处理：
(1)根据物料退库申请单，生成物料退库的负数出库单。
(2)根据质量部门对不合格品的处置意见，对不合格做如下处理：
若是“换货”方式，并且同采购员联系当天可以发回给供应商，仓库以零散方式出库，出库原因“供应商质量问题换货”，交采购员做换货处理业务。若“换货”当天走不了，仓库做一张移库单，把不合格品从正式仓库移库到“待处理仓库”
若是“退货”方式，并且同采购员联系当天可以发回给供应商，仓库以零散方式负数入库，入库原因“供应商质量问题退货”，交采购员做退货处理业务。若“退货”当天走不了，仓库以零散方式负数入库，入库原因“供应商质量问题退货”，同时入库到“待处理仓库”
若是“供应商派人维修”方式，仓库做一张移库单，移库原因“供应商质量问题维修”，把不合格品从正式仓库移库到“待处理仓库”
若是“质量问题待处理”方式，仓库做一张移库单，移库原因“供应商质量问题待处理”，把不合格品从正式仓库移库到“待处理仓库”。
(3)若仓库有相同型号规格的物料可出库，按正常手续办理限额出库单。若仓库没有相同型号规格的物料可出库，按限额缺件方式管理，等待供应商把不合格品处置完。
二、多发应退物料退库
这种情况是由于设计变更造成变更物料发给车间，计划部门或仓库要主动到车间追回。追回的方式是按照生产合同号进行追回，一般随设计变更单一起追回。工作流程如下：
1、生产部物料计划员在处理设计变更的MRP运算后，若有因设计变更有多余的物料需要退回，在ERP中编制“设计变更多发应退物料追缴单”，发布给仓库账管员。
2、仓库账管员根据“设计变更多发应退物料追缴单”到车间收缴物料。交进货检验员检验。
3、进货检验员确认设计变更多发应退物料无质量问题时，在设计变更多发应退物料追缴单上签字。若有质量问题，按不合格品处理流程处理。
4、仓库账管员根据设计变更多发应退物料追缴单上的合格品数量，办理仓库的退库单（负数出库单）。
三、车间多余物料退库。
这种情况往往是技术部门的设计定额不准，造成设计BOM表的数量多于产品实际安装使用的物料，形成车间余料。处理流程如下：
1、车间需要在ERP中填写“物料退库申请单”，注明退库原因为“设计定额富余”，走审批流程。
2、进货检验员对要退库的多余物料进行检验，若质量合格，可以退回仓库，若质量不合格，按不合格品处置。
3、仓库凭“物料退库申请单”办理退出手续，生成负数出库单，冲减合同成本。
4、根据“物料退库申请单”，计算技术人员设计定额的误差率
四、未拆包装的辅助材料退库
生产辅料没有材料定额，一般按照预估用量由车间领用，车间不足时到仓库领料，发料也是按整包装发料，成本计入辅料成本，按合同领用主料的比例月末一次性分摊。存在的问题是：若车间领用的辅料过多，到月末还有数额较大的辅料材料，就为形成当月辅料分摊的比例过高，而下月辅料分摊的比例又过低，造成成本上的不准确。为此，提出月末未拆包装辅料退库的管理问题，业务流程如下：
1、月末仓库账管员到车间进行辅助材料的盘点，只盘未拆包装的辅助材料(已经拆包装还没有用完的辅助材料不盘点)。
2、对于车间确认下月不再使用的辅助材料，车间填写“辅助材料退库单”，走审批流程。审批通过后，实物退回仓库，仓库根据辅助材料退库单，生成辅助材料负数出库单。
3、对于车间确认下月还要使用的辅助材料，只做账务上的退库，实物不退库。车间填写“辅助材料退库单”及“辅助材料领料申请单”。走审批流程。审批通过后，实物不退回仓库，仓库根据辅助材料退库单，生成当月的辅助材料负数出库单及下月的辅助材料领用出库单。
4、对于车间无法确认下月是否再要使用的辅助材料，按不再使用处理，实物退回仓库，下月再用时再领用。
五、借用物料退库
主要业务流程如下：
1、借用物料部门的当事人填写“物料借用申请单”，审批通过后，仓库根据物料借用申请单，生成“物料借用出库单”。出库方式是“物料借用出库”，出库单编号，返填到物料借用申请单上。
2、物料借用的当事人归还物料时，调出原物料借用申请单，生成负数的物料归还出库单，出库方式为“物料借用归还”，出库单编号，返填到物料借用申请单上。
撰稿人：何宁
2022年11月24日修订
