建立供应商应付账款档案袋的做法，是一种管理应付账款的有效手段，这样做，就可以保留原始凭证不丢失，又便于由于采购员的更换，与新采购员的业务交接。根据我们在广东某企业的做法，我们做如下总结：
1、应付账款的档案袋可以按照供应商为单位建立总袋，总袋中又以采购合同为单位建立分袋。
2、应付账款的档案袋可以保存在物流管理中心的供应商档案管理员处，目前暂称为应付账款管理员。
3、应付账款档案袋保存单据的内容及过程：
(1)供应商的采购协议及协议变更记录。
(2)在采购合同审核完后，由审核人复印一张采购合同，交应付账款管理员归档。
(3)材料会计审核过采购入库单后，也要有一联到交应付账款管理员归档。
(4)采购员收到采购发票办理完发票审核手续后,由审核员将发票的复印件连同ERP打印出来的发票与入库单的对应表一同交应付账款管理员归档。目前采购员不打印发票与入库单的对应表是不合适的。
(5)采购员的预付款申请单审核后并办理完付款后,由付款审核员在付款申请单上填写正式的付款单号,连同正式的付款单由付款审核人到交应付账款管理员归档。
(6)采购员的付款通知单,经审核付款后, 由付款审核员在付款申请单上填写正式的付款单号,连同正式的付款单由付款审核人员到交应付账款管理员归档。请注意,对于已有预付款的供应上,在供应商发票审核后,也要由采购员填写付款通知单,以便使财务部付款人员将预付款转为正式付款并分配到采购发票上。
(7)月末对帐。财务部与应付账款有关联的人员集中半天时间到应付账款管理员处集中对账，对账无误后，才可以作应付账款的月末结帐。
(8)平常抽查。由财务部牵头，每月至少抽查1-2次应付帐款的档案袋，查看归档数据的准确性和及时性。
(9)年末清袋。每年的12月末，在月末对帐完成后，对结帐采购合同（采购合同对应的入库单、采购发票、预付款申请单、付款通知单、付款单均结清）从应付帐款档案袋中清理出来，存放在供应商的历史档案袋中，交档案室保管。
