在ERP系统上线运行前，必须对应付账款数据进行初始化整理，主要针对未完采购合同的与应付账款相关联的信息输入的计算机中，包括未完采购合同的供应商信息、采购合同信息、入库信息、采购普发票信息、付款信息等。整理的办法如下：
一、未完采购合同的定义
从采购的角度讲,未完采购合同指采购合同未付完款或采购合同未到货、或采购合同对应的采购发票未到。包括下列几种情况：
1、在途采购合同。指采购合同还处于未入库的状态，包括：采购合同未到厂、采购合同到厂了还未检验、采购合同已经检验了还没有入库。在途采购合同既没有采购应付账款，也没有财务应付账款。
2、采购应付合同。指采购合同经检验已经入库，但还没有收到供应商的发票。采购应付合同有采购应付账款，但没有财务应付账款。
3、财务应付合同。指已经收到供应商采购发票并且同入库单做了勾稽，到财务部做了挂账手续。这时候既有采购应付账款，也有财务应付账款。
请注意，没有采购入库单的采购发票，不允许挂账。
二、应付账款数据整理表格
对于每个供应商，我们要求按照如下格式整理应付账款数据(电子表格Execl)：
序号 | 供应商名称 | 采购员 | 入库未收到 采购发票金额 | 已有采购发票 未付款金额 |
1 | ||||
补充的数据有：
1、物料供应商信息；
2、未收到采购发票的入库单；
3、未付款的采购发票及入库单；
三、供应商信息的输入
按照ERP对整理物料供应商信息的要求，输入供应商信息，并且要经过审核。
四、补入库单数据
分成两部分，一部分为未收到采购发票的入库单数据，另一部分是有了采购发票还没有付款的入库单。无论那种情况，一个供应商可能有多个未收到采购发票的入库单和多个未付款的采购发票，为了简化处理过程，我们采用如下的办法：
(1)每个供应商的多个未收到发票的手工入库单,尽可能合并成一个入库单(单价不一样的除外)。使用ERP提供的补旧入库单程序即可（该程序输入的入库单不影响库存数和库存资金）。多一种物料的单价不一样，分成两个入库单。
(2)每个供应商的多个未付款的采购发票对应的入库单，尽可能合并成一个入库单(单价不一样的除外)。使用ERP提供的补旧入库单程序即可（该程序输入的入库单不影响库存数和库存资金）。多一种物料的单价不一样，分成两个入库单。
若采用“五”中不补未付款的采购发票这种办法，也不补这些发票对应的入库单。
五、补采购发票数据
一个供应商可能有多个未付款的采购发票，为了简便起见，只不一张采购发票，并且建立该采购发票与入库单的对应关系（指补进去的入库单）。并且编制采购付款通知单，审核后交财务付款。
还有一种建议，若公司的采购资金不紧张，可以不考虑已收到的采购发票的付款情况，这部分人工处理，ERP系统只补未收到发票的入库单。不补采购发票。
