从主要管理岗位和部门领导两个层次发现管理的异常情况。
1、销售部门。
(1)合同管理员。
①使用合同查询程序,检查输入合同的正确性。订货单位、收货单位、结算单位三个单位是否输入有错；协议收款阶段是否有不合理的情况(阶段颠倒、各阶段收款金额的比例不符合常规、协议阶段和交货期的矛盾等)。
②使用合同完备性检查程序，检查合同数据输入的完备性。例如未审核的合同、图纸交接信息不全的合同等。
③合同类型的确定。正式合同、临时合同、有偿服务合同等。例如临时合同到目前为止还有XX多个，是否合理。
④合同单价异常。例如合同单台单价>10万元就要进行检查。
⑤拖期合同检查。是真正拖期还是由于甲方变更造成的拖期还没有修改交货期和协议收款日期。
⑥通过合同对账单，综合检查合同的状态。
(2)发货管理员。发货管理员不应该是被动的接收发货，应该主动的提醒哪些合同该发货，应该作发货准备了。
①利用到期合同明细查询，检查该发货合同是否具备发货条件：装配车间是否已经完工、有无业务员/甲方的发货申请或通知、能否发货/是否缺件发货等。
例如合同200506-003(到现在还没有工程设计),合同200503-033(采购还没有回来)
②拖期合同的发货情况。那些拖期合同该发货了。
③对于发货前收款的合同,检查是否货款已经到位了。使用查询合同信息程序。
④对发货状态的跟踪。使用入库未发货、发货未开发票、发货未出库等程序。
(3)开票管理员。减少提前开票的现象。能不提前开票者，不要提前开票。多问几个为什么要提前开票？
①使用合同综合查询程序，查询该合同是否提前开票。
②使用查询开票通知单的开票情况，查询有哪些已开过开票通知单还没有开发票的情况，为什么还没有开票？
③查询交货期已到还没有开销售发票的合同。这些应该是准备开票的合同。
(4)回款管理员。通过回款和欠款的分析，找出我们在管理中的问题。
①通过查询未分配回款的合同，找出合同回款方面管理上的漏洞。例如我们还有4月份的回款到现在还没有分配的情况。是否有张冠李戴(分错)的情况。
②通过查询预付款未到的销售合同，摧收预付款。预付款不到，严格意义上讲是不能采购和投料生产的。同理，发货后未到款的合同和质保期已过未到款的合同。这都是摧收欠款的依据。
③通过收款预测程序，不仅仅要知道要收款的数据，还应该知道下周、下旬、下月将要收款的数据。同时若发现数据偏大，就要问一问是否合同交货期是否有改动或协议收款日期是否有改动。
④欠款账龄分析，对长期欠款合同的管理。
(5)生产调度员。管理好合同交货期的更改和与生产有关的管理问题。
①通过交货合同统计分析，做好生产准备。至少要知道在哪个月有那些合同或产品要交货。
②通过查询到货合同明细表，为下周要发货的合同做好准备，从中可以检查生产状况、确定是否缺件发货。
③通过查询拖期合同，检查交货期是否准确等。
(6)市场部经理。
①销售综合分析表，分析年度定货、发货、回款、开发票等情况。
②定货情况分析表，分析产品的定货情况，包括产品分布情况、区域分布情况、合同来源分布情况、行业分布情况等。
③交货情况分析表，估算下月要交货的情况。
④发货周期分析表，确定生产周期。
⑤合同履约率分析表。
⑥销售费用分析表。
⑦回款周期分析表。从开出销售发票的时间开始计算。
2、采购部门。
(1)采购员。
①通过查询未编制采购合同的采购计划，找到采购任务，盘点采购最迟到货日期是否能够满足。发现采购周期不足要及时反馈给计划员。
②采购未编制采购合同的采购任务是否有采购协议，若没有协议必须要询价比价。通过打右键弹出物料信息来查询。
③通过查询未审核的采购合同。监控采购员某些采购行为，是否存在未审核就出去采购的情况、编制的临时采购合同要及时清除等。
④使用采购合同综合查询程序，跟踪采购合同的执行状态。
⑤拖期合同查询，发现采购过程的异常。
⑥查询交货期已到未送检的物料。也是一种查询采购拖期的方式。
⑦查询供应商的赊销度，堵住提前付款和到了赊销期还未付款这两种情况。前一种避免提前付款，后一种避免影响厂里的信用。
⑧通过查询未编制采购付款通知单的采购发票明细，检查那些采购发票该付款了(根据赊销度来检查)。
⑨通过查询未收到采购发票的入库单程序，掌握那些供应商应该开采购发票了，可以主动要采购发票(为了使每月的付款和收款成一定的比例管理，这样税收可以少一些)
⑩通过采购对账单程序，全面了解供应商的基本情况。
(2)采购经理。
①使用赊销度分析程序，决定给哪个供应商付款。不该付款的坚决堵住，该付款的一定要付款。
②采购用量分析，掌握企业各类物料的用量和资金使用。
③价格变动分析，掌握物资价格变动的规律，节约采购资金。分析铜材的采购单价的变动情况。
3、仓库部门。
ERP推行物流配送和限额发料。仓库管理是企业管理的基础，仓库的数据一定要准确。单据一定要打印保存，以作今后的查对。仓库的账管员可以使用如下程序发现生产中的异常。
①使用仓库对账程序，可以发现如下问题：入库/出库是否平稳，若发现某一天特别大或特别小，可能意味着生产的异常和不平稳性(仓库流量分析)；帐面库存数与推算数是否平衡，若不平衡，意味着某些入/出库单据可能出错了，因此每天下班前必须进行仓库对账。
②通过查询已检验未入库的物料清单，为入库作好准备。若发现有时间很长的检验单未入库，可以认定在入库环节中出了问题。
③通过查询可发料的欠料单，可以知道现有的库存要发给哪些工程(限额发料单)。
④查询多发应退的物料。
⑤缺件分析和报警。要建立制度，这是减少停工待料的主要手段，并且是主动性的手段。例如分析合同200503-033 的缺件情况。
⑥库存资金分析。库存资金是否一直在下降，是否平稳，仓库的配套性如何？
⑦从库存月末报表看采购(入库)和领料(出库)中管理异常。分析库存中月中入库/出库的平稳性。
⑧库存上下限报警。目前还没有完全使用ERP软件，主要是库存上下限还没有完全建立起来。
4、生产部门。ERP中的计划员是一个非常重要的角色，计划员要有全局观念和协调能力，还要对能否开始装配和加工有一定的决断能力，只有这样，才能使人力、场地等资源处于最佳的使用状态。
(1)采购计划要在采购周期上切实可行，若有矛盾，提前同采购员协商。这些情况可以通过查询采购计划程序来解决。
(2)使用缺件分析的手段，决定开始装配的时间和人力的调配。
(3)通过查询未下投产计划的合同，解决两个问题：为下投产计划作生产准备；可能又发生交货期变更的情况，市场部没有及时通知各事业部。例如合同200506-053C。(有少下投产计划的情况)
(4)通过查询未下达限额领料计划明细程序，查询该下限额计划了还没有下达的情况(限额发料计划不下，意味着部门进行仓库缺件报警和限额出库)。
5、成本核算和应收/应付账款管理部门。
(1)通过使用查询未开正式发票的开票通知单明细,查询出开票通知单与实际开销售发票之间的差异。
(2)通过开票回款周期表，分析开出发票到回款之间的时间，若发现有很长时间的情况，表明回款出了问题。
(3)使用应收帐款预测，把握下月可能的收款情况。
(4)使用应付帐款预测，把握下月可能的付款情况。
(5)通过车间领料汇总表信息，把握辅助材料的用量比例，辅助材料比例过大可能有两种情况造成：实际的辅助材料比例过大，要采取响应的办法进行控制，不能成为辅助材料的一定不能成为辅助材料；出库单上没有指明使用的工程号(合同号)。
撰稿人：王长伟
2023-5-11修订
